El 2025 viene con cambios en el registro de la jornada laboral por parte de las empresas. Las herramientas digitales y las aplicaciones de RR. HH. ya se han adaptado a ellas. Te comentamos cuáles son.
En el 2019, el gobierno ya estableció la obligatoriedad de que todas las empresas llevaran un registro personalizado, trabajador por trabajador, de la hora en la que se fichaba y de la hora de salida. Se hizo, en palabras del ejecutivo, con la intención de evitar el fraude laboral.
En su momento no se estableció el medio preciso para llevar este control. Algunas empresas utilizaban software propio, otras recopilaban los datos en hojas Excel y hasta había quien lo hacía en un folio impreso por ordenador.
Lo que si obligaba la norma es a que los datos recogidos dieran lugar a un informe individualizado, que debería presentarse a Inspección de Trabajo siempre que lo solicitara y a que las empresas deberían guardar por un tiempo mínimo de 4 años.
Para este año, el gobierno ha exigido que el registro de la jornada se efectúe de manera digital y que se recojan los descansos que el trabajador realice dentro de la jornada diaria. Estas y otras novedades te las comentamos a continuación.
El registro laboral.
La obligatoriedad de llevar a cabo un registro de la jornada laboral lo estableció el Real Decreto 8/2019, que se publicó en el B.O.E. el 12 de marzo de ese año y entró en vigor en el mes de mayo.
La obligatoriedad afectaba a todas las empresas con presencia en España con independencia de su tamaño. Es decir, es aplicable igualmente en la fábrica que tiene la Volkswagen en Martorell (Barcelona) como en el taller de un autónomo que tiene a un trabajador contratado.
Otra de las particularidades que presentaba este decreto es que la información recogida debía dar lugar a un informe personalizado, referente a un trabajador en concreto, que debía presentarse a Inspección de trabajo siempre que esta lo solicitara.
No presentar el informe implicaba una multa que podía ir de 625 € por trabajador del que no se tuvieran los datos, hasta los 10.000 € en los casos reincidentes.
Muchas empresas tenían su propio sistema de control de la jornada laboral instaurado antes de que se aprobara el decreto. Empresas en las que los trabajadores fichaban notificándolo en el ordenador que tenían en la oficina o con relojes para fichar instalados a la puerta de los almacenes y las fábricas.
El problema de estos sistemas es que no generaban de manera automática un informe, y menos que cumpliera los requisitos que exigía el Real Decreto.
Esto ha hecho que en estos seis años que lleva instaurada la medida se hayan popularizado medios digitales que se adaptan a las exigencias legales y que ahorran trabajo burocrático a los departamentos de personal.
Ahora se registran los descansos.
Tal y como nos comentan los desarrolladores de Kairosh, una de estas aplicaciones de control de la jornada laboral y de gestión de Recursos Humanos, una de las novedades que se ha introducido en el 2025 es que ahora se han de registrar los descansos y parones que el trabajador realiza durante la jornada.
Es decir, cuando el trabajador para a almorzar, debe darse de baja en la aplicación y volver a dar de alta cuando se reincorpora a su puesto de trabajo.
Esta medida afecta a todos los paros de actividad que se efectúan durante una jornada de trabajo. Por ejemplo, si un repartidor detiene la furgoneta en un momento determinado para tomar un café en un bar, debe indicarlo en la aplicación que utiliza para fichar.
La novedad suscita dudas entre los trabajadores. ¿Debe el trabajador indicar el tiempo que para si va al servicio o si se detiene a fumarse un cigarrillo? Si somos estrictos, debería hacerse constar. De todos modos, esto depende mucho de la flexibilidad de la empresa.
La medida se ha tomado para reducir el absentismo fantasma. El tiempo en el que el trabajador está en su puesto de trabajo, pero no está trabajando. Y para llevar un control más riguroso de la jornada real, no de la declarada.
Acceso garantizado a los interesados.
El registro de la jornada laboral no es público y debe adaptarse a la Ley de Protección de Datos. Los datos recogidos en los informes solo se usan con fines de gestión de personal.
El decreto original establecía que debía estar al alcance de Inspección de Trabajo, siempre que un inspector lo solicitara o cuando este organismo oficial se lo reclamara a la empresa.
Con las novedades que se han introducido para el 2025, el registro y los informes derivados son accesibles para el trabajador afectado, cuando este los solicite o por iniciativa de la empresa. El trabajador solo tiene acceso a su registro personal, nunca al de ningún otro compañero. Además, tiene potestad para solicitar la subsanación de errores, en caso de que existan y los pueda demostrar.
Los representantes sindicales y el comité de empresa podrán acceder a los informes de control de la jornada laboral de toda la plantilla cuando lo requieran. Esta medida ya se estaba aplicando en muchas empresas, pero ahora el gobierno lo ha extendido a todas. Esto se hace para proteger los derechos de los trabajadores y evitar negligencias, abusos o discriminaciones por parte de la empresa.
La modificación del 2025 sigue manteniendo la obligatoriedad de guardar los informes durante 4 años, si bien endurece las sanciones para las empresas que no lo apliquen.
Digitalización forzosa.
Una de las novedades más significativas que se han introducido en el 2025, en lo que se refiere al registro de la jornada laboral, es que este debe hacerse de modo digital. Utilizando programas informáticos o aplicaciones móviles, que ya de por sí guardan los datos, los organizan y elaboran los informes automáticamente de acuerdo a la ley. Quedan, por tanto, prohibidos los registros de jornada laboral realizados con archivos Excel, con hojas de cálculo o redactados manualmente.
Esto se hace por comodidad y uniformidad, pero también para evitar la manipulación de los informes.
Los software de registro de jornada y de gestión de Recursos Humanos, que incluyen esta función, elaboran de forma automática el informe que exige Inspección de Trabajo y guardan los datos de los trabajadores ocupando poco espacio.
Lo más importante de todo es que solo permiten el acceso a las personas autorizadas. Cada trabajador tiene una contraseña para entrar en el programa o en la aplicación, pero la contraseña solo le autoriza a fichar.
Son los operarios de Recursos Humanos y los directivos autorizados los que pueden entrar en la interfaz interna de los programas para visualizar los datos en tiempo real y trabajar con ellos.
Las herramientas digitales contienen la trazabilidad de la información. Registran que usuarios han actuado con los datos, en qué momento (día y hora) y desde que dispositivo y ubicación geográfica.
Esto limita la posibilidad de manipulación de los datos y deja constancia de las operaciones que se ha realizado con ellos. Permitiendo hacer un seguimiento del procesamiento de la información.
Las aplicaciones de gestión de RR. HH.
Indica el portal de información Comunicae que las aplicaciones móviles son la clave de la digitalización de los Recursos Humanos.
El Decreto de control de la jornada laboral motivó la aparición de aplicaciones de gestión de personal, que los trabajadores podían instalar en sus móviles y que los departamentos de personal podían monitorizar desde sus ordenadores. Facilitando, no solo el acto de fichar, sino agilizando muchas otras comunicaciones entre la empresa y el trabajador, como la notificación de incidencias en el puesto de trabajo, la solicitud de permisos o la planificación de las vacaciones.
Estas aplicaciones guardan la información en la nube, por lo que los datos no ocupan espacio dentro de la memoria de los ordenadores; y funcionan a través de internet, le ofrece autonomía con respecto a posibles problemas que puedan aparecer en la red informática de la empresa.
Las aplicaciones de RR. HH. han demostrado ser una herramienta accesible para todas las empresas.
Si en las grandes empresas, los departamentos informáticos ya se encargaban de instalar, adaptar y desarrollar programas de gestión de RR. HH. con las aplicaciones móviles, todo está listo para usar.
Empresas informáticas especializadas en desarrollar herramientas de gestión han diseñado estas aplicaciones que están disponibles para cualquier empresa solo con que pague la membresía correspondiente.
Para un trabajador funciona como si se descargara una aplicación cualquiera del móvil. Como si se instalara el WhatsApp. Y en los ordenadores de dirección de la empresa se instala parecido a como se hace un antivirus que bajas de internet.
El funcionamiento de la mayoría de estas aplicaciones es bastante intuitivo. Aun así, algunas empresas proveedoras imparten cursillos entre los trabajadores que las van a gestionar para que puedan sacarle el máximo provecho a la herramienta.
El gobierno ha fijado hasta septiembre como fecha límite para que las empresas incorporen estas modificaciones en el registro de la jornada laboral. Solo basta con que se pongan a ello. El cambio es más sencillo de lo que parece.
